Cách đánh số trang từ trang bất kỳ trong Word
Trong bài viết này
- Chọn cách đánh số theo yêu cầu của tài liệu
- Chuẩn bị trước khi chia section
- Cách đánh số trang từ trang bất kỳ trong Word bằng section
- Tách phần cần đánh số bằng Next Page
- Tắt Link to Previous ở đúng vùng chứa số
- Chèn số và đặt Start at
- Xóa số ở phần trước rồi kiểm tra
- Ví dụ bắt đầu số 1 ở trang thứ 4
- Đánh số trang từ trang 2 trong Word
- Trang 2 hiển thị số 2
- Trang 2 hiển thị số 1
- Đánh số trang bỏ qua trang bìa và nhiều trang mở đầu
- Dùng số La Mã ở phần đầu, số thường ở nội dung
- Sửa lỗi xóa số trang đầu làm mất số toàn bộ tài liệu
- Sửa lỗi số trang bị lặp, nhảy hoặc không hiện
- Nhiều trang cùng hiện một số hoặc bắt đầu lại từ 1
- Trang đầu nội dung mất số, trang sau hiện 2
- Chỉ trang chẵn hoặc trang lẻ có số
- Xử lý trang trắng sau khi chèn Section Break
- Kiểm tra bản in, PDF và khác biệt phiên bản Word
- Luyện thao tác trên một tài liệu mẫu
Cách đánh số trang từ trang bất kỳ trong Word là tách phần cần đánh số thành section mới, tắt Link to Previous rồi đặt số bắt đầu. Nếu chỉ bỏ trang bìa, bạn có thể dùng Different First Page. Hai cách này phục vụ những yêu cầu khác nhau.
Khi muốn học cách xử lý tài liệu của mình trong buổi học Word online, Chat Zalo với Gia Sư Tin Học Online và mô tả phần đang vướng.
Chọn cách đánh số theo yêu cầu của tài liệu
Bạn cần xác định trang nào bắt đầu hiện số và số đầu tiên phải là bao nhiêu. Đây là hai lựa chọn riêng. Trang thứ 4 của tệp có thể mang số 1, số 4 hoặc một số khác theo yêu cầu trình bày.
Chẳng hạn, báo cáo có một trang bìa và phần nội dung bắt đầu ngay sau đó. Nếu yêu cầu chỉ là giấu số trên bìa, bạn dùng tùy chọn trang đầu khác biệt. Nếu phần nội dung phải bắt đầu lại từ số 1 sau nhiều trang mở đầu, hãy chia section.
| Yêu cầu | Cách làm | Điểm cần kiểm |
|---|---|---|
| Bìa không hiện số, trang 2 hiện 2 | Different First Page | Số bắt đầu là 1 |
| Bìa không hiện số, trang 2 hiện 1 | Different First Page, Start at 0 | Áp dụng cho một section |
| Bỏ nhiều trang đầu, nội dung bắt đầu từ 1 | Section Break, tắt liên kết, Start at 1 | Đúng ranh giới hai phần |
Đừng gõ số bằng tay vào từng chân trang. Số trang tự động sẽ thay đổi theo vị trí nội dung; số bạn nhập như văn bản thì không. Khi thêm hoặc bỏ một đoạn, việc sửa thủ công dễ khiến bản in lệch thứ tự.
Chuẩn bị trước khi chia section
Hãy lưu một bản sao và bật dấu định dạng trước khi thay đổi cách đánh số. Với tài liệu đã có nhiều phần, bước này giúp bạn nhìn thấy những dấu ngắt đang tồn tại và tránh chia thêm không cần thiết.
Trong Word trên máy tính Windows, mở Home rồi chọn biểu tượng Show/Hide ¶. Dấu ¶ cho biết điểm kết thúc đoạn; dòng Page Break là ngắt trang thông thường; dòng Section Break là ranh giới phân đoạn. Những dấu này phục vụ việc soạn thảo, không phải nội dung in ra.
Tiếp đó, tìm câu đầu tiên của phần sẽ bắt đầu hiện số. Đặt con trỏ trước ký tự đầu của câu, trong vùng nội dung chính. Nếu đặt ở giữa đoạn, phần sau con trỏ có thể bị chuyển sang trang mới và làm thay đổi bố cục ngoài ý muốn.
Tài liệu đã có Section Break đúng tại mốc này thì dùng section sẵn có. Chưa có thì mới thêm. Trường hợp thấy Page Break ngay trước tiêu đề, hãy kiểm tra để thay dấu ngắt trang đó bằng ngắt section phù hợp, tránh giữ chồng hai dấu.
Đường menu dưới đây dùng tên tiếng Anh trên Word desktop Windows. Giao diện tiếng Việt có các tên tương ứng như Bố trí, Ngắt và Số trang. Tên thẻ có thể khác giữa phiên bản; bạn nên tìm đúng chức năng thay vì dựa vào vị trí nút.
Cách đánh số trang từ trang bất kỳ trong Word bằng section
Quy trình gồm chia section, ngắt liên kết vùng chứa số, chèn số tự động, đặt giá trị bắt đầu rồi xóa số ở phần trước. Hãy làm lần lượt và kiểm tra ngay tại ranh giới hai phần.
Tách phần cần đánh số bằng Next Page
Tại vị trí đã chọn, vào Layout > Breaks > nhóm Section Breaks > Next Page. Lệnh này tạo section mới và cho phần nội dung phía sau bắt đầu ở trang kế tiếp. Không chọn Page trong nhóm Page Breaks vì lệnh đó chỉ ngắt trang.
Sau thao tác, mở chân trang của phần nội dung bằng cách nháy đúp vào vùng dưới cùng tờ giấy. Nhãn Footer sẽ kèm số section. Với một tệp ban đầu chỉ có một section, phần sau dấu ngắt thường là Section 2.
Tắt Link to Previous ở đúng vùng chứa số
Mở chân trang của section mới, tìm thẻ Header & Footer rồi tắt Link to Previous. Nhãn Same as Previous ở vùng đó sẽ mất khi liên kết đã được ngắt. Nếu nút bị mờ, kiểm tra xem bạn có đang ở section đầu tiên hoặc chưa tạo đúng Section Break hay không.
Số đặt ở đầu trang thì cần ngắt liên kết Header; số đặt ở cuối trang thì cần ngắt Footer. Hai vùng liên kết độc lập. Tắt một vùng không tự tắt vùng còn lại.
Chèn số và đặt Start at
Giữ con trỏ trong section cần đánh số, chọn Insert > Page Number > Bottom of Page rồi chọn mẫu phù hợp. Nếu muốn đặt ở đầu trang, dùng Top of Page. Với chân trang đã có nội dung, đặt con trỏ vào chỗ cần chèn và cân nhắc Current Position để giữ bố cục hiện có.
Mở Page Number > Format Page Numbers, chọn kiểu 1, 2, 3 trong Number format. Ở Page numbering, chọn Start at, nhập 1 rồi xác nhận. Chỉ đổi định dạng mà chưa chèn trường số trang thì trang vẫn có thể chưa hiện số.
Xóa số ở phần trước rồi kiểm tra
Quay về chân trang của phần mở đầu, chọn riêng số trang rồi nhấn Delete. Giữ lại tên tài liệu hoặc dòng chữ khác nếu chúng vẫn cần dùng. Sau đó đóng chế độ chỉnh Header/Footer và kiểm tra phần nội dung còn bắt đầu bằng số 1.
Số trang phần sau cũng biến mất sau lần xóa ở phần trước thì cần được khôi phục bằng Undo. Bạn cần kiểm tra lại liên kết trước khi xóa tiếp; không phải chèn lại số cho từng tờ.
Ví dụ bắt đầu số 1 ở trang thứ 4
Với báo cáo giả định có 12 tờ, bạn có thể để ba tờ đầu không hiện số và cho tờ thứ 4 bắt đầu từ 1. Giả sử ba tờ mở đầu lần lượt là bìa, lời giới thiệu và mục lục.
Ranh giới cần đặt nằm ngay trước tiêu đề nội dung chính ở tờ thứ 4. Sau khi tạo section mới, tắt liên kết Footer của phần này, chèn số và đặt Start at 1. Cuối cùng xóa riêng số tại phần mở đầu nếu nó đang có.
| Tờ trong tệp | Nội dung giả định | Số cần thấy |
|---|---|---|
| 1–3 | Bìa và phần mở đầu | Không hiện |
| 4 | Bắt đầu nội dung | 1 |
| 5 | Nội dung tiếp theo | 2 |
| 12 | Cuối báo cáo | 9 |
Con số 9 ở cuối được tính từ chín tờ nội dung, tính cả tờ thứ 4. Đây là kết quả của ví dụ khi phần nội dung không có lần đặt lại số nào khác. Nếu cuối báo cáo hiện 12, hãy kiểm tra lựa chọn Start at của section nội dung.
Thử thêm một đoạn đủ dài ở giữa phần nội dung để tạo thêm trang. Số tự động phải tăng theo. Nếu mọi chân trang đều giữ nguyên một số, có thể bạn đã nhập số như văn bản thay vì chèn Page Number.
Muốn học cách kiểm tra section trên tài liệu thực tế, bạn có thể Gọi 0812 114 345 để trao đổi nhu cầu học Word với Gia Sư Tin Học Online.
Đánh số trang từ trang 2 trong Word
Để đánh số trang từ trang 2 trong Word, hãy phân biệt trang thứ hai cần mang số 1 hay số 2. Nếu tài liệu chỉ có một trang bìa và một section, bạn có thể làm mà chưa cần chia phần.
Trang 2 hiển thị số 2
Chèn số trang bằng Insert > Page Number. Nháy đúp vào Header hoặc Footer rồi bật Different First Page. Kiểm tra trang bìa; nếu số còn nằm trong vùng First Page Header hoặc First Page Footer, chọn riêng số đó và xóa.
Giữ giá trị bắt đầu là 1. Word vẫn tính trang bìa trong chuỗi số, chỉ không hiện số trên bìa. Vì thế tờ kế tiếp mang số 2, tờ sau nữa mang số 3.
Trang 2 hiển thị số 1
Cũng với tài liệu chỉ có một section, sau khi bật Different First Page, vào Page Number > Format Page Numbers và đặt Start at 0. Bìa tương ứng số 0 nhưng không hiển thị; tờ thứ hai sẽ hiện số 1.
Cách đặt 0 này phù hợp khi bạn chỉ cần bỏ một trang đầu. Đừng dùng nó để bỏ bìa, lời mở đầu và mục lục cùng lúc. Với nhiều trang cần ẩn số, cách chia section sẽ dễ kiểm soát hơn.
Nếu tệp đã có nhiều section hoặc trang bìa có định dạng riêng phức tạp, bạn có thể dùng quy trình tổng quát: tách phần nội dung từ tờ thứ hai rồi đặt Start at 1. Khi đó không cần đặt số bắt đầu bằng 0 cho section nội dung.
Đánh số trang bỏ qua trang bìa và nhiều trang mở đầu
Muốn đánh số trang bỏ qua trang bìa trong Word, bạn chỉ cần ẩn trang đầu nếu đó là phần duy nhất không hiện số. Khi cần bỏ thêm những tờ phía sau, hãy lấy điểm bắt đầu nội dung làm ranh giới section.
Ví dụ, một bản đề xuất có bìa và hai trang thông tin trước phần phương án. Bạn muốn cả ba tờ đó không hiện số. Bật Different First Page chỉ xử lý trang đầu của section, không tự ẩn số ở hai tờ tiếp theo.
Đặt ba tờ mở đầu trong một section không có số trang, phần phương án trong section kế tiếp. Đặt Start at 1 tại phần phương án. Cách này không phụ thuộc vào việc phần mở đầu dài một, hai hay ba trang, miễn ranh giới vẫn nằm đúng trước nội dung cần đánh số.
Phần giới thiệu dài thêm một tờ sẽ đẩy phần phương án sang vị trí khác trong tệp, nhưng số đầu của phần phương án vẫn là 1. Bạn cần kiểm tra theo tiêu đề nội dung, không chỉ nhớ số thứ tự tờ ban đầu.
Mục lục có sẵn cần được kiểm tra lại số trang sau khi bố cục thay đổi. Đánh số ở chân trang và cập nhật mục lục là hai thao tác khác nhau. Chỉnh xong chân trang chưa có nghĩa phần mục lục đã phản ánh bố cục mới.
Dùng số La Mã ở phần đầu, số thường ở nội dung
Bạn có thể dùng i, ii, iii cho phần mở đầu và 1, 2, 3 cho nội dung bằng cách định dạng số riêng từng section. Chỉ cần làm theo mẫu này khi cơ quan hoặc nơi nhận tài liệu có yêu cầu.
Giả sử phần giới thiệu gồm hai tờ, cần hiện i và ii; phần nội dung bắt đầu ở tờ kế tiếp, cần hiện 1. Hãy tách hai phần bằng Next Page, ngắt liên kết tại vùng chứa số rồi mở Format Page Numbers trong từng phần.
Ở section giới thiệu, chọn i, ii, iii trong Number format và bắt đầu từ i. Ở section nội dung, chọn 1, 2, 3 rồi đặt Start at 1. Việc đổi kiểu số và việc bắt đầu lại chuỗi đều cần được kiểm tra, vì chúng là hai thiết lập riêng.
Bìa cần để trống số trước phần giới thiệu thì có thể tách thành section riêng. Khi đó bố cục gồm bìa không số, giới thiệu dùng La Mã và nội dung dùng số thường. Kiểm tra liên kết tại cả hai ranh giới.
Không nên bật Different First Page trên mọi section theo thói quen. Tùy chọn này có thể khiến số i ở trang đầu phần giới thiệu hoặc số 1 ở trang đầu nội dung bị ẩn. Chỉ giữ nó ở phần thật sự cần chân trang đầu khác biệt.
Sửa lỗi xóa số trang đầu làm mất số toàn bộ tài liệu
Lỗi xóa số ở phần mở đầu làm mất số ở nội dung thường liên quan đến việc hai vùng Header hoặc Footer vẫn còn liên kết. Hãy hoàn tác lần xóa vừa rồi để khôi phục số, sau đó kiểm tra ranh giới section.
Nháy đúp vào nơi đặt số ở trang nội dung đầu tiên. Đọc nhãn vùng đang mở: đó phải là section của nội dung, không phải phần bìa. Nếu vẫn thấy Same as Previous, tắt Link to Previous ở vùng ấy trước khi quay lại phần trước để xóa.
Nút liên kết trong Header không cho biết trạng thái liên kết của Footer. Kiểm tra ngay vùng đang chứa số. Tương tự, tài liệu có Different First Page hoặc Different Odd & Even Pages sẽ có những vùng riêng. Cần kiểm tra đúng loại chân trang hoặc đầu trang chứa số bạn đang sửa.
Khi số ở phần sau đã độc lập, chọn riêng trường số ở phần trước rồi Delete. Nếu chân trang còn tên báo cáo, mã tài liệu hoặc đường kẻ, giữ các thành phần đó theo yêu cầu. Xóa toàn bộ Footer có thể làm mất thông tin cần dùng.
Kiểm tra lại hai trang nằm sát ranh giới. Phần trước phải hết số, phần sau vẫn hiện đúng số đầu tiên. Nếu tài liệu có nhiều section mở đầu, bạn còn cần kiểm tra các vùng số trong từng section đó; xóa một vùng chưa chắc đã xử lý hết.
Sửa lỗi số trang bị lặp, nhảy hoặc không hiện
Bắt đầu từ trang đầu tiên có số sai và kiểm tra section tại đó. Một lỗi bắt đầu ở ranh giới section thường có nguyên nhân khác với lỗi xuất hiện trên mọi trang.
Nhiều trang cùng hiện một số hoặc bắt đầu lại từ 1
Nhiều chân trang cùng hiện một số cố định có thể là do số được gõ tay. Kiểm tra cách bạn đã chèn số. Nếu mỗi phần lại bắt đầu từ 1, mở Format Page Numbers tại section bị lặp. Chọn Continue from previous section khi phần này phải nối tiếp chuỗi trước.
Chẳng hạn, phần nội dung đã đến số 5 rồi một section chứa bảng ngang lại hiện 1. Nếu bảng đó vẫn thuộc chuỗi đánh số chung, nó phải nối tiếp thành 6. Đừng xóa dấu chia section khi bạn vẫn cần bố cục ngang cho bảng.
Trang đầu nội dung mất số, trang sau hiện 2
Trường hợp này có thể do Different First Page đang bật ở section nội dung. Nếu không cần đầu trang hoặc chân trang riêng, tắt tùy chọn đó. Nếu vẫn cần giữ, hãy chèn số vào đúng vùng First Page Header hoặc First Page Footer của section này.
Chỉ trang chẵn hoặc trang lẻ có số
Tùy chọn Different Odd & Even Pages cho phép chỉnh riêng vùng chẵn và vùng lẻ. Kiểm tra xem cả hai đã có trường số trang chưa. Nếu nơi nhận không yêu cầu phân biệt hai loại trang, cân nhắc dùng một kiểu Header/Footer thống nhất.
Sau mỗi lần sửa, nhìn thêm một trang phía trước và một trang phía sau lỗi. Việc thấy đúng một số trên màn hình chưa đủ để kết luận cả chuỗi đã đúng.
Xử lý trang trắng sau khi chèn Section Break
Trang trắng cần được kiểm tra nguyên nhân trước khi xóa: đoạn rỗng, Page Break dư hay loại Section Break đang dùng. Một trang trắng xuất hiện sau thao tác chia phần không có nghĩa dấu chia section cần bị bỏ đi.
Bật Show/Hide ¶ và xem vùng cuối phần mở đầu. Nếu thấy nhiều đoạn rỗng do nhấn Enter để đẩy nội dung, có thể xóa bớt những đoạn không cần. Nếu có Page Break đứng sát Section Break, hãy kiểm tra để bỏ dấu ngắt trang dư, giữ ranh giới phân đoạn đang cần dùng.
Dấu ngắt Odd Page hoặc Even Page có thể khiến Word dành thêm trang để section mới bắt đầu đúng phía lẻ hoặc chẵn. Nếu tài liệu không cần quy tắc đó, đổi kiểu bắt đầu section sang New page trong hộp thoại Page Setup, thẻ Layout. Tên tùy chọn có thể khác theo giao diện.
Đừng chọn dòng Section Break rồi Delete chỉ vì muốn kéo nội dung lên. Khi bỏ ranh giới, hai phần sẽ nhập lại và cách định dạng có thể đổi theo section phía sau. Số trang, lề hoặc hướng giấy có thể bị ảnh hưởng.
Bố cục đổi ngoài dự tính ngay sau khi xóa dấu ngắt thì nên dùng Undo trước khi chỉnh tiếp. Sau khi dọn trang trắng, kiểm tra lại tiêu đề bắt đầu phần nội dung cùng số trang của nó. Hai yếu tố này phải vẫn đúng với yêu cầu ban đầu.
Kiểm tra bản in, PDF và khác biệt phiên bản Word
Hãy đối chiếu số trang trong chế độ xem trước khi in và trong PDF sau khi xuất. Kiểm tra bản Word đang mở là cần thiết, nhưng bản gửi đi mới là thứ người nhận sẽ đọc.
Đối với ví dụ báo cáo 12 tờ ở trên, mở lần lượt bìa, tờ cuối phần mở đầu, tờ đầu nội dung và tờ cuối báo cáo. Nếu dùng Header/Footer chẵn lẻ, xem thêm một cặp trang liền nhau trong phần nội dung.
- Trang bìa và phần mở đầu có hiện số ngoài ý muốn không?
- Trang đầu nội dung có đúng số và đúng vị trí không?
- Số có nối tiếp qua các phần chứa bảng hoặc trang ngang không?
- Trang cuối có khớp chuỗi số cần dùng không?
- PDF có giữ đủ nội dung chân trang và không sinh trang trắng dư không?
Trên Word cho Mac, nguyên tắc chia section và đặt số theo từng phần vẫn áp dụng, nhưng vị trí lệnh có thể khác Windows. Bạn nên tìm theo tên chức năng và đối chiếu vùng Header/Footer thực tế, không cố làm giống từng vị trí nút.
Word trên web cho phép thêm số trang và ẩn số trang đầu. Tuy nhiên, tài liệu hỗ trợ Microsoft được kiểm tra cho hướng dẫn này cho biết bản web chưa thêm được Section Break. Nếu cần tách phần để đánh số từ một vị trí bất kỳ, hãy mở tệp bằng ứng dụng Word desktop.
Luyện thao tác trên một tài liệu mẫu
Một bản sao ngắn là chỗ phù hợp để luyện: tự viết yêu cầu số trang rồi kiểm tra kết quả. Bài tập sẽ dễ đánh giá hơn khi bạn biết rõ từng phần cần hiển thị gì trước lúc mở menu.
Ví dụ, tạo tài liệu giả định gồm 6 tờ: một bìa, một tờ giới thiệu và bốn tờ nội dung. Yêu cầu là hai tờ đầu không hiện số; tờ thứ ba mang số 1; tờ cuối mang số 4. Thực hiện quy trình chia section và kiểm tra hai tờ sát ranh giới.
Tiếp tục đổi yêu cầu: phần giới thiệu dài thêm một tờ nhưng nội dung vẫn bắt đầu từ số 1. Quan sát ranh giới section đi theo phần nội dung như thế nào. Nếu số thay đổi sai, hãy tìm thiết lập liên quan rồi sửa, không gõ đè lên trường số.
Ghi lại thao tác bạn hay nhầm, chẳng hạn chọn Page Break thay Section Break hoặc tắt liên kết ở Header trong khi số nằm ở Footer. Lần luyện sau, tập trung kiểm tra đúng chỗ đó. Bạn sẽ dễ nhớ hơn khi hiểu mỗi lệnh đang thay đổi điều gì.
Tại Gia Sư Tin Học Online, học viên có thể tìm hiểu Word cho công việc văn phòng theo hình thức hướng dẫn trực tuyến 1 kèm 1, thực hành trên máy tính cá nhân. Kết quả học phụ thuộc nền tảng và thời gian luyện tập của mỗi người. Thông tin chi phí trao đổi tại trang học phí tin học và tư vấn lộ trình.
Để trao đổi nhu cầu học Word online, Chat Zalo với Gia Sư Tin Học Online. Bạn có thể mô tả loại tài liệu thường làm và thao tác muốn tự xử lý.
Chọn một bài toán nhỏ, tự làm rồi kiểm tra lại từng bước trước khi mở rộng.
Gợi ý áp dụng
Kết nối kiến thức với công việc
Bắt đầu từ tệp mẫu, giữ bài làm và ghi lại lỗi đã sửa. Ảnh minh họa được thiết kế từ lớp tin học thực tế do chủ website cung cấp.
